Finanse publiczne

Strona główna » Styczeń 2018 » Rachunkowość » Świadczenia niepobrane z kasy w wyznaczonym terminie

Brosz o finansach

Luty 2018

Polecamy

Książki

Publikacje wydawane w ramach Biblioteki Finanse Publiczne oraz Biblioteki Administracja Publiczna to profesjonalne i praktyczne opracowania podejmujące zagadnienia z zakresu szeroko rozumianej administracji publicznej. więcej »

 
Iwona Surowiec

Świadczenia niepobrane z kasy w wyznaczonym terminie

Ośrodek pomocy społecznej wypłaca świadczenia również gotówką – za pośrednictwem kasy. Dotyczy to m.in. świadczeń z pomocy społecznej, świadczeń rodzinnych, dodatku 500 plus, świadczeń z funduszu alimentacyjnego, zasiłków stałych i okresowych. Zdarzają się jednak sytuacje, gdy świadczenie nie zostaje pobrane przez uprawnioną osobę w dniu podjęcia gotówki z banku. Czy niepobrane w terminie świadczenie można wpłacić na rachunek sum depozytowych i pobrać z rachunku sum depozytowych po pobraniu świadczenia przez uprawnioną osobę, czy też świadczenie z końcem miesiąca powinno być odprowadzone na rachunek bieżący jednostki i pobrane w dniu przyjścia po nie uprawnionej osoby? Każde z tych rozwiązań ma wpływ na sprawozdanie Rb-28S.

Odpowiada: Iwona Surowiec

Ustawa o pomocy społecznej, podobnie jak ustawy pokrewne (o świadczeniach rodzinnych, o pomocy osobom uprawnionym do alimentów czy też o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci) nie przewiduje lokowania niepobranych świadczeń w formie sum depozytowych. Ten sposób lokowania środków w ośrodku pomocy społecznej (dalej: OPS) jest raczej sugerowany w przypadku wykonywania czynności pozastatutowych, zleconych dodatkowo przez jednostkę nadrzędną. Ewidencja odbywa się wówczas na koncie 139 „Inne rachunki bankowe”, służącym do ewidencji operacji dotyczących środków pieniężnych wydzielonych na innych rachunkach bankowych niż rachunki bieżące, w tym na rachunkach pomocniczych i rachunkach specjalnego przeznaczenia. Na koncie 139 prowadzi się w szczególności ewidencję obrotów na wyodrębnionych rachunkach bankowych czeków potwierdzonych, sum depozytowych, sum na zlecenie, środków obcych na inwestycje.

Operacje związane ze stanem środków pieniężnych

Do ewidencji typowych operacji związanych ze stanem środków pieniężnych oraz obrotów na rachunku bankowym z tytułu wydatków objętych planem finansowym (wszystkie świadczenia wypłacane przez OPS są objęte planem finansowym) służy konto księgowe 130 „Rachunek bieżący jednostki”. Saldo konta 130 jest równe saldu sald wynikających z ewidencji szczegółowej prowadzonej dla kont:

  1. wydatków budżetowych – oznaczających stan środków pieniężnych otrzymanych na realizację wydatków budżetowych, a niewykorzystanych do końca roku (przez co należy także rozumieć świadczenia nieodebrane w terminie przez świadczeniobiorców);
  2. dochodów budżetowych – oznaczających stan środków pieniężnych z tytułu zrealizowanych dochodów budżetowych, które do końca roku nie zostały przelane do budżetu.

Ujęcie w ewidencji i sprawozdaniu Rb-28S

Wypełniając sprawozdanie Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, w kolumnie „wydatki wykonane” wykazuje się zrealizowane wydatki na podstawie danych księgowości analitycznej do rachunku bieżącego (130 „Rachunek bieżący jednostki”). Ustawodawca wyraźnie podkreśla „zrealizowane”, czyli będące w fizycznej dyspozycji świadczeniobiorcy. W świetle art. 168 ust. 4 ustawy o finansach publicznych (dalej: ufp) wykorzystanie dotacji następuje w szczególności przez zapłatę za zrealizowane zadania, na które dotacja była udzielona. Jeżeli wypłata świadczenia za okres, w którym sporządzane jest sprawozdanie Rb-28S, fizycznie nie nastąpiła (świadczenie nie zostało odebrane), kasjer sporządza dokument wewnętrzny i na jego podstawie dokonuje zwrotu nieodebranych środków na konto podstawowe OPS (raport kasowy: 141/101; wyciąg bankowy: 130/141). Środki te w kolejnym miesiącu (po wyjaśnieniu przyczyny niepobrania) ponownie zostaną postawione w stan dyspozycji w kasie.

W sprawie powyższego sposobu ujmowania w raportach kasowych pobranej, lecz nierozchodowanej w danym dniu gotówki wypowiedziała się Regionalna Izba Obrachunkowa w Lublinie w protokole pokontrolnym z 20 stycznia 2017 r. (RIO-II-600/41/2016), podkreślając, że:

Zapisów w raportach kasowych [należy] dokonywać zgodnie z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych, w tym [tak,] by saldo raportów wyrażało stan gotówki w kasie, w związku z przepisami art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości. W przypadku ujmowania w raportach po stronie rozchodów pełnej kwoty wynikającej z list wypłat, mimo że części tej kwoty nie wypłacono w danym dniu, po stronie przychodów [należy] ujmować niepodjętą kwotę – wykazaną w rozchodowej liście wypłat – w oparciu o sporządzony dowód wewnętrzny, dokumentujący przychód tej kwoty, w związku z przepisami art. 20 ust. 2 pkt 3 i art. 24 ust. 5 pkt 3 tej ustawy.

Należy pamiętać, że księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty (art. 24 ust. 2 uor). Księgi powinny być również prowadzone bieżąco, co oznacza, że ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane (art. 24 ust. 5 pkt 3 uor).

Sposób ujęcia niepobranych świadczeń w księgach rachunkowych OPS i w sprawozdaniu Rb-28S przedstawiają schemat i tabela.

Postępowanie z niepobranymi środkami

Podobnie jak przekazanie środków na rachunek beneficjenta nie oznacza wykorzystania dotacji (art. 168 ust. 4 ufp), tak przekazanie (pobranie) środków z rachunku podstawowego OPS do kasy nie oznacza wykonania. Odbiór świadczeń powinien nastąpić w formie, miejscu i czasie ustalonych w decyzji administracyjnej.

[...]

Autorka jest główną księgową w samorządowej jednostce budżetowej.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.
Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.