Finanse publiczne

Strona główna » Październik 2018 » Kadry i płace » Ustalenie czasu podróży służbowej i jej udokumentowanie

Brosz o finansach

Listopad 2018

Polecamy

Książki

Publikacje wydawane w ramach Biblioteki Finanse Publiczne oraz Biblioteki Administracja Publiczna to profesjonalne i praktyczne opracowania podejmujące zagadnienia z zakresu szeroko rozumianej administracji publicznej. więcej »

 
Jarosław Jurga

Ustalenie czasu podróży służbowej i jej udokumentowanie

Poprawne rozliczenie kosztów podróży służbowych ma wpływ na właściwe ujęcie kosztów rodzajowych, wybór adekwatnego paragrafu klasyfikacji budżetowej czy zwrócenie pracownikowi kosztów w odpowiedniej wysokości. Jednym z kluczowych elementów omawianej procedury jest ustalenie czasu trwania podróży i jej prawidłowe udokumentowanie.

Prawidłowe rozliczenie podróży służbowej pracownika jest związane z interpretacją przepisów ustawy Kodeks pracy (dalej: kp), ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: updof) oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: rozporządzenie w sprawie podróży służbowych). To właśnie zastosowanie się do regulacji tego rozporządzenia będzie w głównej mierze decydować o prawidłowości zwrotu kosztów podróży służbowej pracownika (zob. schemat 1), a jednocześnie będzie stanowić podstawę do zwolnienia pracownika z opodatkowania i do odprowadzenia składek na ubezpieczenia społeczne. Zakwalifikowanie wyjazdu służbowego jako podróży służbowej (delegacji), mimo że nie spełnia on przesłanek wynikających z przepisów rozporządzenia w sprawie podróży służbowych, powoduje konsekwencje w postaci konieczności opodatkowania i korygowania składek z tytułu ubezpieczeń społecznych. 

Należy również pamiętać o jednoczesnym prowadzeniu ewidencji przebiegu pojazdu. W art. 23 ust. 5 updof określono warunki, jakie powinien spełnić pracownik w celu zachowania prawa do zwolnienia z opodatkowania przychodu wynikającego ze zwrotu kosztów podróży służbowych. 

Ustalenie czasu podróży krajowej i zagranicznej 

Podróż służbowa trwa nieprzerwanie od momentu jej rozpoczęcia do momentu zakończenia. Zarówno przy wyjazdach krajowych, jak i zagranicznych czas trwania delegacji liczy się w sposób ciągły, a dobę stanowią kolejne 24 godziny – niezależnie od godziny, w której ten okres się zaczyna. 

Sposób ustalania czasu podróży pracownika jest jednak odrębny dla podróży służbowej krajowej i dla podróży służbowej zagranicznej (zob. schemat 2 i przykłady 1–2). 

Czas podróży krajowej zaczyna swój bieg po opuszczeniu przez pracownika miejscowości określonej przez pracodawcę jako miejsce rozpoczęcia podróży służbowej (zgodnie z zapisami § 6 ust. 1 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej), a kończy w momencie powrotu pracownika do wyznaczonej przez pracodawcę miejscowości. 

Zgodnie z § 12 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych, licząc czas podróży zagranicznej, należy uwzględnić wykorzystywany środek transportu. W przypadku: 

1) podróży lądowej – jej czas liczy się od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
2) podróży lotniczej – jej czas liczy się od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
3) podróży morskiej – jej czas liczy się od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego. 

Podróż zagraniczna w połączeniu z przejazdem na terenie Polski 

Jeśli zagraniczna delegacja jest połączona z przejazdem na obszarze Polski, do rozliczania krajowych odcinków stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące krajowej podróży służbowej. Nie ma precyzyjnych regulacji wskazujących na to, w jaki sposób (łącznie czy oddzielnie) traktować odcinki podróży przebyte na terenie Polski i poza jej granicami. Stanowisko Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej wskazuje na konieczność osobnego rozliczania krajowych odcinków występujących przy okazji odbywania na polecenie pracodawcy wyjazdów zagranicznych. Potwierdza to pismo z 21 maja 2013 r. (DPR-V-4280-14BW/TW/13), w którym stwierdzono, że rozpoczęcie delegacji zagranicznej w chwili przekroczenia granicy polskiej oznacza przerwanie czasu trwania podróży krajowej. Odcinki podróży krajowej – odpowiednio poprzedzające moment rozpoczęcia delegacji zagranicznej oraz pokonywane po przekroczeniu granicy polskiej w drodze powrotnej – należy traktować rozdzielnie. Taki sam wniosek wyrażono w odpowiedzi Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 29 czerwca 2016 r. na zapytanie w sprawie interpretacji przepisów dotyczących diet za podróże krajowe i zagraniczne (K8ZAP592). Sposób ustalania czasu podróży w przypadku występowania zarówno odcinków krajowych, jak i zagranicznych przedstawiono na przykładach 3–4. 

[...]

Autor jest ekonomistą, certyfikowanym księgowym posiadającym wieloletnie doświadczenie w obszarze finansów publicznych.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.
Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.