Finanse publiczne

Strona główna » Listopad 2017 » Budżet i podatki » Podatek VAT w pytaniach i odpowiedziach

Brosz o finansach

Listopad 2019

Polecamy

Książki

Publikacje wydawane w ramach Biblioteki Finanse Publiczne oraz Biblioteki Administracja Publiczna to profesjonalne i praktyczne opracowania podejmujące zagadnienia z zakresu szeroko rozumianej administracji publicznej. więcej »

 
Joanna Rudzka

Podatek VAT w pytaniach i odpowiedziach

Na pytania odpowiada Joanna Rudzka – doświadczony szkoleniowiec, doradca podatkowy specjalizujący się w rozliczeniach jst.

Podmioty wystawiające faktury dla jednostek naszej gminy często odmawiają umieszczenia na fakturze jednocześnie danych gminy (jako nabywcy) oraz jednostki organizacyjnej (jako odbiorcy i płatnika), tłumacząc, że stosowany przez nich system komputerowy nie pozwala na dodanie dodatkowego pola. Mimo upominania kontrahentów nadal otrzymujemy faktury zawierające jedynie dane jednostki (bez danych gminy) lub jedynie dane gminy (wówczas faktura dociera jedynie na adres jst). Jak powinniśmy postąpić w takiej sytuacji?

Na mocy ustawy o VAT faktura powinna zawierać m.in.:

1) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy (art. 106e pkt 3 ustawy);
2) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi (art. 106e pkt 5 ustawy).

Po dokonaniu centralizacji w danej gminie mamy do czynienia tylko z jednym podatnikiem – gminą. Umieszczenie danych gminy jest zatem konieczne w przypadku wystawiania faktur dla jakiejkolwiek jej jednostki organizacyjnej. Należy wyjaśnić sprzedawcy, że faktura niezawierająca takich danych jest nieprawidłowa i niezgodna z ww. przepisami. Może być wręcz uznana za tzw. pustą fakturę (art. 108 ustawy o VAT).

Zgodnie z przepisami na fakturze można także umieszczać dodatkowe informacje. Choć formalnie rzecz biorąc, sprzedawca nie jest zobowiązany do wprowadzenia na dokumencie danych jednostki organizacyjnej gminy, to nie jest to wykluczone. Można go do tego zobowiązać w drodze postanowienia umownego (zapisać w umowie obowiązek wystawiania faktur w odpowiedniej formie). Warto zauważyć, że nawet jeśli program komputerowy nie pozwala umieścić na fakturze dodatkowego pola z danymi płatnika czy odbiorcy, to możliwe jest przecież wprowadzenie takiej funkcjonalności do systemu bądź – w ostateczności – ujęcie wymaganych informacji w innych częściach faktury (np. w uwagach).

Należy pamiętać, że niektóre z jednostek gminy mogą być podatnikami podatku dochodowego (np. zakłady bud­żetowe) i w związku z tym muszą posiadać odpowiednie dokumenty kosztowe dla potrzeb rozliczenia tego podatku. Radziłabym zatem podjęcie rozmów z wystawcami, którzy nie stosują się do wymogów stawianych przez gminę. Identyczny problem mają obecnie wszystkie jst w Polsce i w pewnym momencie wielu dostawców będzie musiało odpowiednio dostosować swoje systemy.


Jednostka wynajmuje salę na imprezy rodzinne i okolicznościowe, zapewniając wyżywienie dla gości. Sala jest rezerwowana nawet z rocznym wyprzedzeniem. W momencie dokonania wyboru menu klient wpłaca zaliczkę na konkretne dania i napoje (na około miesiąc przed imprezą). Niekiedy zdarza się jednak, że rezerwacje są anulowane przez potencjalnych klientów np. 1,5 miesiąca przed uroczystością, co powoduje stratę jednostki. W związku z tym rozważamy pobieranie dodatkowej kwoty rekompensującej ewentualne straty w przypadku zbyt późnej rezygnacji. Na rok przed imprezą klient nie wie jednak, na jakie menu się zdecyduje, a wybór ten ma wpływ na zastosowanie odpowiednich stawek VAT. Chcemy, aby konsekwencje anulowania rezerwacji były dotkliwe. Jak taka wpłata byłaby traktowana dla potrzeb VAT?

Odpowiadając na postawione pytanie, należy rozgraniczyć dwie kategorie: zaliczkę oraz kaucję (opłatę rezerwacyjną). Zaliczka podlega opodatkowaniu VAT w momencie wpłaty, jednak definicja zaliczki zostaje spełniona wówczas, gdy mamy do czynienia z wpłatą na poczet konkretnego, zindywidualizowanego świadczenia (znany jest już rodzaj zakupu oraz osoba kupującego). W sytuacji opisanej w pytaniu zaproponowałabym raczej opłatę za rezerwację w formie kaucji. Kaucja ta nie byłaby płatnością definitywną i w chwili zerwania rezerwacji przekształcałaby się w karę umowną – odszkodowanie za stratę powstałą w jednostce z powodu „utraconego terminu”. Takie odszkodowanie nie podlega opodatkowaniu VAT. Decydując się na to rozwiązanie, jednostka powinna jednak wyraźnie zapisać w umowie z klientem, jaki charakter ma wpłacona przez niego kwota, aby nie było podstaw do twierdzenia, że w istocie jest ona zaliczką na poczet przyszłego świadczenia. W umowie mogą się również znaleźć zapisy stanowiące, że w momencie, gdy impreza dojdzie do skutku, kaucja zostanie uznana za zaliczkę na wykonanie konkretnych usług. Wtedy już kwota ta będzie podlegać opodatkowaniu.

[...]

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.
Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.