Finanse publiczne

Strona główna » Lipiec - Sierpień 2019 » Budżet i podatki » Elektroniczne fakturowanie – wyzwanie dla zamawiających

Brosz o finansach

Wrzesień 2019

Polecamy

Książki

Publikacje wydawane w ramach Biblioteki Finanse Publiczne oraz Biblioteki Administracja Publiczna to profesjonalne i praktyczne opracowania podejmujące zagadnienia z zakresu szeroko rozumianej administracji publicznej. więcej »

 
Mieczysława Szymańska

Elektroniczne fakturowanie – wyzwanie dla zamawiających

Założenie konta na Platformie Elektronicznego Fakturowania jest zaledwie pierwszym krokiem we wdrażaniu procedur związanych z ustawowymi wymogami. Każda jsfp powinna zadbać o opracowanie zasad tworzenia kont dla jednostek organizacyjnych oraz przechowywania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych.

W unijnej dyrektywie 2014/55/UE w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych wskazano przyczyny oraz doraźne cele wprowadzenia tej regulacji. Ze wstępnych zapisów dyrektywy wynika, że istotnymi motywami jej wprowadzenia są:

1) promowanie stosowania faktur elektronicznych w zamówieniach publicznych lub uczynienie takich faktur obowiązkowymi;
2) usunięcie lub ograniczenie przeszkód dla handlu transgranicznego, wynikających ze współistnienia wielu wymogów prawnych i norm technicznych dotyczących fakturowania elektronicznego oraz z braku ich interoperacyjności;
3) opracowanie wspólnej normy europejskiej dotyczącej semantycznego modelu danych w zakresie podstawowych elementów faktury elektronicznej.

Wdrażając tę dyrektywę, polski ustawodawca zdecydował się na uchwalenie odrębnego aktu prawnego (ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym – dalej: uef) oraz na utworzenie aplikacji internetowej, która miała zachęcić podmioty biznesowe (wykonawców) do generowania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych.

Problemy z wdrożeniem rozwiązań informatycznych

Od 1 stycznia 2019 r. Minister Przedsiębiorczości i Technologii udostępnił Platformę Elektronicznego Fakturowania (dalej: PEF) w dwóch wersjach testowych. Testujący mogli zgłaszać uwagi techniczne (dotyczące funkcjonowania systemu) i merytoryczne, a także dokonać wyboru tej wersji PEF, która najbardziej im odpowiadała.

Uruchomienie PEF miało przede wszystkim zapewnić wsparcie dla mikro- i małych przedsiębiorców oraz pomóc im w ograniczeniu kosztów przystosowania się do nowych przepisów. Trzeba jednak zwrócić uwagę, że wprowadzone rozwiązania wpłynęły również na sektor publiczny.

Najistotniejszym problemem jest to, że tylko nieliczne jednostki sektora finansów publicznych (dalej: jsfp) mogą sobie pozwolić na wdrożenie własnego oprogramowania systemowego pozwalającego na wyeliminowanie tradycyjnego, papierowego obiegu dokumentów. Obecnie elektroniczny obieg dokumentów wdrożono w pełni w gminie Poznań (15 maja br. podczas konferencji w Warszawie przedstawicielka tej gminy, dzieląc się własnymi doświadczeniami, zachęcała sektor publiczny do analogicznych działań).

W mojej ocenie jednostronne zobligowanie jsfp do odbioru ustrukturyzowanych faktur elektronicznych (przy jednoczesnym braku obowiązku ze strony wykonawców) nie przyczyni się do pełnego wdrożenia głównego celu dyrektywy, jakim jest upowszechnienie stosowania tego typu faktur. Warto też zwrócić uwagę, że borykające się z niedostatkiem środków finansowych jsfp raczej odłożą w czasie inwestycje zmierzające do pełnej digitalizacji i w konsekwencji także obiegu e-dokumentów. Być może w przyszłości zostaną uruchomione programy unijne, które wesprą jsfp w rozwijaniu e-administracji – w zakresie oczekiwanym przez organy UE.

Sektor prywatny – jak wskazuje choćby liczba utworzonych przez wykonawców kont oraz aktywność podczas szkoleń, webinariów czy konferencji – również nie jest zainteresowany korzystaniem z PEF, a tym samym tworzeniem ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Zautomatyzowanie procesu przesyłania takich faktur wymaga bowiem poniesienia dodatkowych kosztów. Pracownicy tego sektora przede wszystkim zadają pytanie, czy muszą tworzyć i przesyłać elektroniczne faktury za pośrednictwem PEF. Z ulgą przyjmują informację, że nie mają takiego obowiązku.

Ze strony pracowników sektora publicznego pada natomiast przede wszystkim pytanie, czy mogą drukować faktury, które wpłyną na PEF, i również z ulgą dowiadują się, że tak. W dalszej kolejności pytają, czy od 1 sierpnia muszą odbierać ustrukturyzowane faktury elektroniczne obejmujące te zamówienia, do których nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej: pzp), czyli zamówienia o równowartości nieprzekraczającej 30 000 euro. Z satysfakcją przyjmują informację, że na podstawie art. 4 ust. 3 uef zamawiający może wyłączyć stosowanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, zawierając odpowiedni zapis w umowie, w ogłoszeniu o zamówieniu, w specyfikacji istotnych warunków zamówienia albo w innym dokumencie rozpoczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, postępowanie o zawarcie umowy koncesji albo postępowanie w sprawie wyboru partnera prywatnego.

Wskazane wątpliwości i reakcje osób zatrudnionych w sektorze prywatnym i publicznym świadczą o dużym dystansie do nowych rozwiązań mających na celu wdrożenie e-fakturowania w zamówieniach publicznych. Można więc podejrzewać, że bez dodatkowych zachęt lub rozszerzenia ustawowych obowiązków nie ma co liczyć na upowszechnienie się systemu elektronicznego przesyłania faktur przez zamawiających i wykonawców.

Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za obsługę e-faktur

Jednym z kluczowych zagadnień poruszanych przez jsfp jest problem wyznaczenia komórki organizacyjnej, której pracownicy będą zobowiązani do założenia konta i obsługi dokumentów przesyłanych na PEF (zob. ramka „Procedura...”). Rozwiązanie wydaje się oczywiste, ale wymaga udzielenia odpowiedzi na kilka podstawowych pytań. Przede wszystkim trzeba zwrócić uwagę, że ustrukturyzowana faktura elektroniczna wciąż pozostaje fakturą, tyle że określona normą europejską struktura tego dokumentu ma pozwolić na jego przesyłanie za pośrednictwem PEF. Gdzie natomiast składane są faktury? W jakiej komórce organizacyjnej bezwzględnie muszą zostać zaewidencjonowane, zanim zostaną wdrożone w obieg? Najczęściej są to: sekretariat, kancelaria główna, biuro podawcze czy biuro obsługi klienta. Niezależnie od tego, czy wystawiający fakturę przynosi ją osobiście, czy też przesyła pocztą, kurierem lub na adres e-mail, finalnie dokument ten musi być złożony i opieczętowany właśnie w jednej z wymienionych komórek jednostki. Nie ma potrzeby, by wdrażać odrębne zasady dla faktur przesyłanych od 18 kwietnia 2019 r. na konto PEF.

[...]

Autorka jest doradcą podatkowym specjalizującym się w obsłudze jednostek samorządu terytorialnego oraz managerem w spółce doradztwa podatkowego Tax Advisors Group Sp. z o.o.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.
Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.