Finanse publiczne

Strona główna » Lipiec - Sierpień 2019 » Budżet i podatki » E-faktury w zamówieniach publicznych – kluczowe pytania

Brosz o finansach

Listopad 2019

Polecamy

Książki

Publikacje wydawane w ramach Biblioteki Finanse Publiczne oraz Biblioteki Administracja Publiczna to profesjonalne i praktyczne opracowania podejmujące zagadnienia z zakresu szeroko rozumianej administracji publicznej. więcej »

 
Piotr Rybicki

E-faktury w zamówieniach publicznych – kluczowe pytania

Na pytania odpowiada Piotr Rybicki – biegły rewident, wykładowca zagadnień z zakresu rachunkowości.

Jak jednostka powinna się przygotować do otrzymania pierwszej ustrukturyzowanej faktury elektronicznej dokumentującej realizację zamówienia publicznego?

Przed planowanym otrzymaniem pierwszej ustrukturyzowanej faktury elektronicznej obowiązkiem zamawiającego jest:

1) posiadanie konta na Platformie Elektronicznego Fakturowania;
2) ustalenie, którzy spośród pracowników będą odbiorcami faktur elektronicznych;
3) określenie zasad przyjmowania i obiegu faktur elektronicznych;
4) określenie zasad opisu i akceptacji faktur elektronicznych;
5) określenie zasad archiwizowania faktur elektronicznych.


Jakie zapisy trzeba wprowadzić w umowach o zamówienia publiczne, aby dostosować te postanowienia do przepisów o stosowaniu faktur elektronicznych?

Zamawiający nie musi dokonywać żadnych zmian w umowach o zamówienia publiczne. Obowiązek odbierania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych wynika z przepisów prawa i nie może być w żaden sposób ograniczany.

Inaczej sprawa wygląda w przypadku innych dokumentów elektronicznych, które mogą być przesyłane na Platformę Elektronicznego Fakturowania (PEF). W przypadku takich dokumentów jak zlecenie dostawy, awizo dostawy, potwierdzenie odbioru, faktura korygująca czy nota księgowa trzeba doprecyzować w umowie, czy i jakie dokładnie dokumenty mogą być przesyłane za pośrednictwem PEF.

Ponadto w odniesieniu do zamówień, które nie są objęte ustawą Prawo zamówień publicznych, można umownie wyłączyć prawo do przesłania ustrukturyzowanej faktury elektronicznej. Brak wyłączenia pozwala bowiem wykonawcy na przesłanie takich faktur w postaci plików XML.


Jak należy opisywać ustrukturyzowane faktury elektroniczne?

Obowiązki dotyczące właściwego opisania faktury (oceny merytorycznej, formalnej i rachunkowej), a także jej akceptacji do wypłaty są niezależne od sposobu, w jaki jednostka tę fakturę otrzymała (listowanie, e-mailem czy poprzez Platformę Elektronicznego Fakturowania).

Jeśli więc w jednostce został wdrożony elektroniczny system obiegu dokumentów, w tym również ich akceptacji, to wystarczy jedynie „podpiąć” nowy format faktury (XML). Jeżeli natomiast akceptacja dokumentów następuje ręcznie, to jednostka ma do wyboru dwa warianty. Pierwszy polega na wydrukowaniu faktury elektronicznej i opisaniu jej w tradycyjny sposób. Drugi wariant przewiduje natomiast wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów – albo tylko w odniesieniu do faktur elektronicznych dotyczących zamówień publicznych, albo w odniesieniu do wszystkich faktur (dokumentów) znajdujących się w jednostce.

[...]

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.
Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.