Finanse publiczne

Strona główna » Lipiec 2018 » Budżet i podatki » Dokumentowanie sprzedaży

Brosz o finansach

Listopad 2018

Polecamy

Książki

Publikacje wydawane w ramach Biblioteki Finanse Publiczne oraz Biblioteki Administracja Publiczna to profesjonalne i praktyczne opracowania podejmujące zagadnienia z zakresu szeroko rozumianej administracji publicznej. więcej »

 
Joanna Rudzka

Dokumentowanie sprzedaży

Jednym z wymogów formalnych związanych z problematyką VAT jest odpowiednie udokumentowanie wpływu należności do jednostki. Decyzja o rodzaju dokumentu oraz zakresie zaprezentowanych na nim danych wymaga ustalenia statusu nabywcy oraz dokładnego przeanalizowania specyfiki danej transakcji. 

Po ustaleniu charakteru transakcji przy wykorzystaniu kryteriów wskazanych w poprzednich artykułach z cyklu należy zwrócić uwagę na spełnienie określonych wymogów formalnych, czyli odpowiednie udokumentowanie wpływu należności do jednostki. W przypadku gdy jednostka dojdzie do wniosku, że płatność nie rodzi obowiązku uwzględnienia VAT, nie ma również obowiązku wystawienia faktury ani ujęcia czynności w ewidencjach VAT (może wystawić notę księgową). Jeżeli jednak płatność jest związana z opodatkowaną dostawą towarów czy opodatkowanym świadczeniem usług, pojawia się pytanie o odpowiedni dokument sprzedaży. W praktyce może to być faktura lub paragon. Niekiedy jednostka nie będzie zobowiązana do wydania dokumentu, o ile nie zażąda go nabywca. W niniejszym artykule zostaną opisane szczegółowe zasady wystawiania faktur VAT. 

Obowiązek wystawienia faktury

Zasady wystawiania faktur zostały uregulowane w art. 106a i n. ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT). Generalnie na podatniku VAT ciąży obowiązek wystawienia faktury, jeżeli nabywcą jest inny podatnik VAT, podatnik podatku od wartości dodanej bądź podatku o podobnym charakterze. Obowiązek ten wystąpi również wówczas, gdy sprzedaż nastąpi na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem. Faktura jest dokumenentem wystawianym zawsze w przypadku wystąpienia wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (zob. ramka „Elementy...”). 

Co istotne, wystawienie faktury jest konieczne również w przypadku zaliczek czy przedpłat. Podatnik jest bowiem zobligowany wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, chyba że zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT (w regulacji tej chodzi o sytuacje, gdy obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury z tytułu m.in. dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, dostaw gazu przewodowego czy świadczenia usług telekomunikacyjnych, usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze).

Podatnik nie jest zobowiązany do wystawienia faktury, jeśli dana sprzedaż jest zwolniona od podatku (na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy o VAT, np. w przypadku usług finansowych).

Faktura tylko na żądanie

W okolicznościach opisanych w poprzednim podrozdziale obowiązek wystawienia faktury jest bezwzględny. Istnieją jednak przypadki, w których wystawienie faktury jest konieczne tylko na żądanie nabywcy towaru lub usługi. Dotyczy to sytuacji, gdy nabywcą jest osoba fizyczna lub mamy do czynienia ze sprzedażą zwolnioną. Należy zaznaczyć, że w wymienionych okolicznościach wystawienie faktury jest obowiązkowe, jeśli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę albo też otrzymano całość lub część zapłaty.

Waluty i zaokrąglenia 

Kwoty podatku wykazuje się w złotych. Jeśli zaś zostały wyrażone w walucie obcej, to wykazuje się je w złotych przy zastosowaniu zasad przeliczania na złote, przyjętych dla przeliczania kwot stosowanych do określenia podstawy opodatkowania. Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki od 0,5 grosza zaokrągla się do 1 grosza.

[...]

Autorka jest doradcą podatkowym specjalizującym się w rozliczeniach jst. Prowadzi kancelarię Doradcy Podatkowego Joanny Rudzkiej (jrudzka@podatkisamorzadu.pl / www.podatkisamorzadu.pl).

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.
Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.